Księgowanie instrumentów i sprzętu muzycznego

Zarówno instrumenty, jak i inne składowe kategorii sprzętu muzycznego, to nie lada inwestycja. Pracownicy firm, które decydują się na zakup tego typu produktów, mają nierzadko wątpliwości, jak powinno wyglądać księgowanie instrumentów i sprzętu muzycznego. W tym artykule omówimy ogólne zasady, przeanalizujemy koszt środków trwałych instrumentów i sposoby amortyzacji, a także przedstawimy przykłady księgowania instrumentów i sprzętu muzycznego przez poszczególne podmioty.

Księgowanie instrumentów i sprzętu muzycznego w firmie – ogólne zasady

Księgowanie instrumentów i sprzętu muzycznego polega na właściwym ujęciu aktywów w księgach rachunkowych firmy związanej z branżą muzyczną. Uczynić mogą to nie tylko ściśle związane z branżą podmioty (np. zespół muzyczny, studio nagraniowe czy szkoła muzyczna), ale też różnego rodzaju firmy (spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze), które mają w swojej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przyporządkowane kody PKD, umożliwiające księgowanie instrumentów i innych sprzętów muzycznych.

Aby zaksięgować zakupiony towar we właściwy sposób, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii – m.in. wartość produktu i obowiązujące limity dla księgowania instrumentów, podatek VAT, koszty eksploatacyjne, amortyzację. Podpowiadamy również, jak przebiega księgowanie wydatków na instrumenty i sprzęty muzyczne w przypadku wynajmu.

Sposoby finansowania instrumentów i sprzętu muzycznego

Oczywistym sposobem nabycia sprzętów do firmy jest ich zakup za gotówkę/z jednorazową płatnością. Nie zawsze jednak przedsiębiorca może lub chce sobie pozwolić na tak duży, jednorazowy wydatek. Istnieją jednak różne alternatywy – m.in. zakup na raty, leasing czy wynajem. Która z możliwości jest najkorzystniejsza? Jakie są ich wady i zalety? Omawiamy poniżej.

Zakup z jednorazową płatnością

Płacąc jednorazowo, unikniemy długoterminowych wydatków (jak również prowizji, odsetek i innych dodatkowych opłat), a sprzęt od razu stanie się własnością firmy. Minusy to znaczne uszczuplenie budżetu w danym momencie oraz brak elastyczności finansowej.

Zakup sprzętu na raty

Największą zaletą rat jest rozłożenie dużego wydatku na mniejsze, bardziej przystępne kwoty w dłuższym czasie. Dzięki temu można elastycznie dysponować budżetem i przeznaczać środki na pilniejsze w danym momencie wydatki. Zakup na raty daje przewidywalność finansową, a także buduje historię kredytową. Minusem są jednak dodatkowe opłaty (np. prowizje, odsetki, obowiązkowe ubezpieczenie), jak również to, że zobowiązanie obciąża firmowy budżet przez dłuższy czas.

Leasing na instrumenty i sprzęt muzyczny

Leasing na firmę to popularny sposób finansowania instrumentów i innych sprzętów muzycznych, szczególnie w przypadku droższych aktywów. Jego kluczową zaletą jest możliwość odliczania rat od kosztów uzyskania przychodu. Przy leasingu operacyjnym, całe raty (część kapitałowa i odsetkowa) stanowią koszt podatkowy (dzięki temu obniżona jest podstawa opodatkowania).

W przypadku leasingu najczęściej nie musimy mieć w ogóle zgromadzonych środków na zakup lub kwota ta jest stosunkowo niewielka (wkład własny najczęściej oscyluje w granicach 10-20 %). Leasing pozwala rozłożyć koszty na długi okres, co sprzyja zachowaniu płynności finansowej firmy, a firma ma opcję odliczenia VAT od każdej raty leasingowej, co korzystne jest dla firm będących płatnikami VAT.

Leasing na instrumenty i sprzęt muzyczny ma też swoje minusy – m.in. brak pełnej własności sprzętu, dodatkowe opłaty (prowizje, ubezpieczenia i odsetki), które zwiększają ostateczną cenę, ograniczenia dotyczące amortyzacji czy brak korzyści z posiadania aktywów.

Wynajem instrumentów i sprzętu muzycznego

Czas na wariant, który w ostatnich latach zyskuje na popularności w wielu sektorach, a od jakiegoś czasu również w branży muzycznej. W Vibe.pl wychodzimy naprzeciw potrzebom wielu osób i proponujemy wynajem instrumentów oraz sprzętu muzycznego. Dajemy możliwości wybrania okresu najmu wedle potrzeb i korzystną opcję wykupu. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z minimalnym okresem najmu, a im dłuższy minimalny okres najmu, tym niższa jest miesięczna rata i mniejsza cena wykupu.

Więcej na ten temat znajdziesz w artykule: Wynajem vs leasing.

Księgowanie wynajmu sprzętu w firmie jest różne, w zależności od rodzaju umowy, warunków finansowych czy czasu trwania wynajmu. Bez względu na to, czy jest to najem długoterminowy czy krótkoterminowy – księguje się je w bieżące koszty operacyjne. W tym przypadku również można odliczać VAT, jeśli przedsiębiorca jest jego płatnikiem.

Dlaczego warto zdecydować się wynajem instrumentów i sprzęt muzycznego zamiast zakupu lub leasingu?

Przedstawiliśmy powyżej różne możliwości nabycia sprzętu wraz z ich plusami oraz minusami. Mając na uwadze fakt, że usługa wynajmu instrumentów i sprzętu muzycznego cieszy się rosnącą popularnością, przedstawiamy kilka aspektów, które powodują, że klienci decydują się na taki właśnie wariant.

Wynajem stanowi znacznie bardziej atrakcyjną alternatywę dla firmy z perspektywy:

• łącznych kosztów – po kalkulacjach wszystkich opłat (również prowizji, oprocentowania, usług księgowości itd.) wypada po prostu taniej niż leasing czy zakup na raty;
• elastyczności – nabywca może najpierw przetestować różne sprzęty, zanim zdecyduje się na ten najlepszy dla niego, może wybrać dowolny okres wynajmu (już od 1 miesiąca!), a gdy któryś z wynajętych produktów skradnie jego serce, może zdecydować się na wykup;
• księgowania – tak, jak wcześniej wspomnieliśmy, przy wynajmie księgowanie instrumentów i sprzętów muzycznych jest uproszczone i odbywa się co miesiąc (koszty usług, bez konieczności rozliczania w czasie przez RMK);
• podatkowej – wynajmujący przedsiębiorcy zyskują znacznie większą elastyczność w tym zakresie (sposoby rozliczania uzależnione są od formy opodatkowania firmy).

Kwalifikacja instrumentów do środków trwałych

Choć wynajem instrumentów i sprzętów muzycznych niesie mnóstwo korzyści, to niektórzy przedsiębiorcy mimo wszystko stawiają na zakup (nierzadko też odkupując sprzęt po wynajmie!). Jak w takiej sytuacji powinno przebiegać księgowanie? Niezbędne jest wprowadzanie zakupionych produktów do majątku firmowego.

Każdy zakup wymaga skategoryzowania go, czyli uznania, czy będzie on środkiem trwałym. Instrumenty oraz sprzęt muzyczny również mogą być księgowane jako środki trwałe, pod warunkiem, że spełniają następujące kryterium: będą użytkowanie w firmie co najmniej 1 rok.

Gdy instrumenty lub inne sprzęty muzyczne nie przekraczają sumy 10 tys., to przedsiębiorca (lub upoważniona do tego osoba) może zdecydować, czy zaliczy ten wydatek do kosztów jednorazowo, czy będzie go regularnie odliczać poprzez odpisy amortyzacyjne. Amortyzacja dla instrumentów muzycznych standardowo wynosi 20% rocznie, co daje 5 lat amortyzacji (lub jednorazowo w niektórych przypadkach).

W sytuacji, gdy cena zakupu przekroczyła 10 tys. złotych, zgodnie z prawem taki produkt musi zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Tu jednak należy mieć na uwadze fakt, że składniki majątku o wartości przekraczającej 5 tys. złotych i jednocześnie nieprzekraczającej 10 tys. złotych, zalicza się do środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji.

Księgowanie instrumentów i sprzętu muzycznego nie jest szczególnie trudne i czasochłonne. W artykule omówiliśmy podstawowe zasady, które dotyczą różnych podmiotów związanych z branżą muzyczną, jak i różnych form finansowania. Zachęcamy do śledzenia naszej zakładki Baza wiedzy, gdzie regularnie publikujemy pomocne artykuły.